Sposób wyceny usług biura rachunkowego
Tylko pozornie wycena prowadzenia księgowości jest prosta. W rzeczywistości ilość pracy i czasu, jakie trzeba poświęcić danej firmie, zależy od bardzo wielu zmiennych, nie tylko od samej wielkości obrotów. Jedne branże są standardowe, inne wymagają doświadczenia i bardzo indywidualnego podejścia. Jedne firmy po prostu wystawiają faktury, inne korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania, z których trzeba się rozliczać
przed rozmaitymi podmiotami i instytucjami. Same biura rachunkowe również podchodzą odmiennie do kwestii prezentowania swoich cen.
Pierwszy typ wyceny obsługi księgowej przypomina menu w restauracji – określona kwota za określoną usługę. Po ich zsumowaniu mamy ostateczny koszt miesięcznej obsługi księgowej. Tak skonstruowany cennik jest przejrzysty, ale i ma swoje wady. Pewne czynniki mogą ulegać zmianom w każdym miesiącu (np. ilość wystawionych faktur, liczba pracowników), co z kolei wymagałoby przeliczania wartości usług za każdym razem od nowa. Można oczywiście zsumować pozycje cennika raz i na tej podstawie podpisać umowę, ale to dla nas spore ryzyko. Jeśli w ciągu roku nastąpi istotna modyfikacja (np. odejście sporej części pracowników), wówczas dojdzie do sytuacji, gdy płacimy za niewykonywane usługi.
Sporo biur rachunkowych postępuje zupełnie odwrotnie, tj. wzbrania się przed podawaniem nawet orientacyjnych cen, zasłaniając się specyfiką każdego kontrahenta. Po rozmowie otrzymujemy wówczas propozycję z określoną kwotą, ale bez jej rozbijania na części składowe. Zawsze warto ją wówczas porównać z cennikiem innych biur – może się okazać, że licząc na naszą niewiedzę i lenistwo, firma podała zdecydowanie za wysoką stawkę.
To dlatego najlepsza jest trzecia opcja, hybrydowa. Biuro rachunkowe publikuje szczegółowy cennik, uwzględniający różnego typu usługi, który stanowi podstawę do wstępnych obliczeń, ale z pozostawieniem furtki na indywidualne modyfikacje (tak jak tutaj: https://a-zrachunki.pl/cennik/). Wówczas możemy negocjować warunki, np. biorąc na siebie część obowiązków.
Koszt obsługi księgowej małych i dużych firm
Najłatwiejsze w rozliczaniu są najmniejsze firmy, nie wymagające prowadzenia pełnej księgowości. Miesięczny koszt ich obsługi nie jest wysoki i zaczyna się od ok. 250 zł. Może on wzrosnąć w przypadku przedsiębiorstw wymagających więcej zachodu – np. prowadzących eksport do krajów spoza UE, korzystających z pożyczki lub z dofinansowania.
Pełna księgowość, dotycząca dużych firm, musi kosztować więcej, ponieważ wymaga nieporównywalnie wyższych nakładów czasu i pracy ze strony pracowników biura. Dolna granica to ok. 800 zł, przy czym cena może ulegać podwyższeniu z każdą kolejną komplikacją (np. jeśli poza obsługą księgową, firmie powierzymy również pieczę nad kadrami i płacami w firmie).
Czy warto zlecać prowadzenie księgowości podmiotom zewnętrznym?
Samodzielne prowadzenie księgowości przez właściciela firmy jest możliwe właściwie wyłącznie wówczas, gdy dysponuje on odpowiednią wiedzą i na bieżąco ją aktualizuje (przepisy potrafią zmieniać się nawet kilka razy w ciągu roku). Nawet rachunki JDG lepiej powierzyć specjalistom, jeśli nie jesteśmy pewni naszych zdolności w tym zakresie.
Duże firmy mają dwie opcje: zatrudnienie księgowych lub outsourcing usług. Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy. Własny dział to spore koszty utrzymania pracowników, ale i pewność, że wszystkie ich wysiłki są związane wyłącznie z naszą firmą. Skorzystanie z usług biura to gwarancja wysokiej jakości za znacznie niższą cenę, ale i konieczność liczenia się z faktem, że wynajętych księgowych nie mamy na wyłączność.
Standardy w zakresie prowadzenia księgowości w firmach uległy na przestrzeni lat sporym zmianom. Coraz częściej nawet największe przedsiębiorstwa, do tej pory utrzymujące całe wewnętrzne działy księgowo-kadrowe, przechodzą na obsługę zewnętrzną. Aby oszacować, co jest bardziej opłacalne, wystarczy porównać koszt utrzymania pracowników z wysokością faktur za księgowość – ostateczną decyzję każda firma musi podjąć indywidualnie.