W poniższym artykule przedstawiamy, czym jest nota obciążeniowa, jakie informacje zawiera oraz jakie są zasady jej stosowania.
Czym jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa (ang. debit note) to dokument handlowy, który służy do obciążenia rachunku bankowego odbiorcy za koszty związane z dostawą towarów lub usług. Nota obciążeniowa jest stosowana w handlu międzynarodowym, gdzie często występują różnice między zamówionymi a dostarczonymi towarami lub usługami, co może prowadzić do nieporozumień i konieczności dokonywania korekt finansowych.
Nota obciążeniowa pozwala na precyzyjne rozliczenie transakcji handlowej, w tym ustalenie ceny towarów lub usług, kosztów transportu, ubezpieczenia i innych kosztów związanych z dostawą. Dzięki temu sprzedawca może dokładnie określić, ile odbiorca ma zapłacić za zamówione towary lub usługi, a odbiorca ma pewność, że nie poniesie niepotrzebnych kosztów.
Jakie informacje zawiera nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa zawiera szereg informacji, które są istotne dla precyzyjnego rozliczenia transakcji handlowej. Wśród najważniejszych informacji zawartych w nocie obciążeniowej można wymienić:
- Nazwę i adres sprzedawcy oraz odbiorcy,
- Datę wystawienia noty obciążeniowej,
- Numer faktury, do której nota obciążeniowa się odnosi,
- Opis towarów lub usług, w tym ilość, wartość i cenę jednostkową,
- Koszty związane z dostawą, w tym koszty transportu, ubezpieczenia i opłaty celne,
- Łączną kwotę do zapłaty,
- Dane bankowe sprzedawcy, na które należy dokonać przelewu.
Zasady stosowania noty obciążeniowej
Stosowanie noty obciążeniowej jest obowiązkowe w przypadku wystąpienia różnic między zamówionymi a dostarczonymi towarami lub usługami. Nota obciążeniowa może być wystawiona zarówno przez sprzedawcę, jak i przez przewoźnika lub inną osobę zaangażowaną w proces dostawy.
Nota obciążeniowa powinna być wystawiona w terminie nie później niż 30 dni od daty dostawy towarów lub usług, a w przypadku braku takiej umowy – nie później niż 30 dni od otrzymania faktury. W przypadku handlu międzynarodowego, termin ten może być dłuższy i ustalany jest w umowie między sprzedawcą a odbiorcą.
Ważnym elementem stosowania noty obciążeniowej jest właściwe określenie przyczyn jej wystawienia. Nota obciążeniowa powinna odnosić się do konkretnej faktury lub umowy, a jej treść powinna precyzyjnie określać, jakie koszty są związane z wystawieniem noty obciążeniowej.
W przypadku wystawienia noty obciążeniowej przez przewoźnika, istotne jest także dokładne określenie danych przewoźnika, numerów przewozowych oraz innych dokumentów związanych z przesyłką. Dzięki temu odbiorca może łatwo zweryfikować, czy koszty związane z przewozem są zgodne z umową między sprzedawcą a przewoźnikiem.
Podsumowanie
Nota obciążeniowa to ważny dokument stosowany w handlu międzynarodowym, który pozwala na obciążenie rachunku bankowego odbiorcy za koszty związane z dostawą towarów lub usług. Nota obciążeniowa zawiera szereg informacji istotnych dla precyzyjnego rozliczenia transakcji handlowej, takich jak dane sprzedawcy i odbiorcy, opis towarów lub usług oraz koszty związane z dostawą.
Stosowanie noty obciążeniowej jest obowiązkowe w przypadku wystąpienia różnic między zamówionymi a dostarczonymi towarami lub usługami. Nota obciążeniowa powinna być wystawiona w terminie nie później niż 30 dni od daty dostawy towarów lub usług, a jej treść powinna precyzyjnie określać, jakie koszty są związane z wystawieniem noty obciążeniowej.
Właściwe stosowanie noty obciążeniowej pozwala na uniknięcie nieporozumień między sprzedającym a kupującym oraz precyzyjne rozliczenie transakcji handlowej. Dlatego też warto znać zasady jej stosowania i dokładnie przestrzegać ich podczas prowadzenia handlu międzynarodowego.
Artykuł napisany wraz z https://finea.pl/