Stare lokum nie jest w stanie odpowiedzieć na potrzeby rosnącej firmy. Potrzebny jest większy metraż, inne ułożenie pomieszczeń, większa ilość pomieszczeń biurowych lub magazynowych. Niezbędna jest zatem przeprowadzka. Przeniesienie firmy z jednego miejsca na drugie nie jest prostym zadaniem. To skomplikowany proces logistyczny. Jak zorganizować przeprowadzkę firmy? O czym pamiętać i jak ustrzec się późniejszych problemów organizacyjnych?
Dokumentacja
Myśląc o przeprowadzce firmy zwykle mamy na myśli transport narzędzi i towarów należących do organizacji. Bardzo ważną rolę w każdej firmie odgrywa także dokumentacja. Dokumenty księgowe, księgi rachunkowe, dokumentacja pracownicza, dokumentacja know-how. Jej choć częściowe zagubienie może wiązać się z dużymi problemami w kontaktach z urzędami i instytucjami. Wiele firm posiada też w swoich zbiorach dokumentację swojego know-how, które pilnie strzeże. Jak zabrać się za transport dokumentacji? Przede wszystkim pamiętać trzeba by uporządkowanie i przygotowanie dokumentów do transportu zlecić wyłącznie pracownikom upoważnionym do ich przeglądania. Dokumenty warto opakować folią. Folia uchroni je przed zawilgoceniem, ale również może zabezpieczyć przed zagubieniem pojedynczych dokumentów. Dokumentację najlepiej przewozić w kartonach, w partiach umożliwiających jak najszybsze rozłożenie jej i uporządkowanie w nowym miejscu.
Urządzenia i narzędzia
Transport urządzeń i narzędzi należących do firmy jest ważny z dwóch powodów. Po pierwsze, dlatego że są rzeczy zwykle bardzo drogie, nierzadko finansowane poprzez kredyt. Ich uszkodzenie wiązać się może z bardzo dużym kosztem dla firmy. Po drugie, każdej firmie zależy by jak najszybciej ruszyć z produkcją lub świadczeniem usług w nowym miejscu. Maszyny produkcyjne tj. podnośniki, obrabiarki, szlifierki, linie transportowe, a nawet stoły montażowe zawierające kule transportowe, zwykle mają duże gabaryty lub są po prostu ciężkie. Do ich przenosin potrzeba często dźwigu lub przygotowania drogi komunikacyjnej do transportu. Niezbędne jest zatem prawidłowe zdemontowanie, transport jak i montaż w nowej lokalizacji. Warto nie tylko zorganizować dla nich stosowny transport, ale również zadbać o dostępność specjalistów, którzy będą w stanie szybko zamontować urządzenia w nowym miejscu.
Powiadomienie klientów
Klienci zapewniają firmie płynność finansową i funkcjonowania. Bez klientów nie byłoby firmy. Stąd też przy przeprowadzce warto zadbać również o komunikacje z klientami. Zaleca się poinformowanie klientów o planowanych przenosinach. Informacja taka powinna zawierać nie tylko datę przeprowadzki i adres nowej siedziby, ale również informację, że z uwagi na prace transportowe kontakt z firmą i realizacja zamówień może być utrudniona. Lepiej podać okres wyłączenia z działalności dodając kilka dni zapasu, aniżeli tłumaczyć się później z opóźnienia.
Zmiana adresu
Bardzo ważnym aspektem przeprowadzki jest zmiana adresu firmy we wszystkich miejscach, w których się pojawia, a więc na stronie www, na profilach w mediach społecznościowych, w wizytówkach firmowych w sieci. Nie chcemy przecież by klienci przyjeżdżali pod nasz stary adres. Dużo osób, które umawia się na spotkania bezpośrednie, adres firmy odszukuje w mapach Google, z których korzysta jak z nawigacji. Tym bardziej ważne jest by w porę zmienić w tym miejscu dane adresowe. Taka sytuacja będzie zapewne powodować ich frustrację, a to będzie dla nas bardzo niekorzystny obrót spraw. Do stałych klientów, jak i dotychczasowych kontrahentów warto rozesłać maila z informacją o nowym adresie firmy.